Brian FRAVAL

Assistant de Gestion PME-PMI

L'assistant de gestion apparaît comme le "bras droit" du dirigeant, mais ce n'est pas son "double". Nécessairement polyvalent, sa capacité à assister le chef d'entreprise dans les différentes fonctions est fondamentale. Ce rôle exige donc des compétences variées et des qualités personnelles spécifiques.

Pourquoi un assistant de gestion PME-PMI ?

Son existence tient à plusieur raisons.

L'évolution actuelle du marché de l'emploi montre le rôle important joué par les PME en matière de création d'emplois. Il existe un nombre important de PME/PMI dont l'effectif du personnel est composé essentiellement d'ouvriers et de techniciens industriels, et qui sont à la recherche d'un collaborateur polyvalent.

Le dirigeant d'une PME/PMI est souvent très pris par les tâches de production et a donc besoin d'un adjoint qui puisse prendre en charge toutes les tâches ne relevant pas de la production. Celui-ci doit posséder une compétence polyvalente destinée à lui permettre d'intervenir aussi bien dans les questions administratives, comptables, que dans le domaine commercial, avec en plus la maîtrise des outils bureautiques.

L'assistant de gestion doit être le garant de la pérennité de l'entreprise : conseiller du chef d'entreprise dans les domaines ne relevant pas directement de la production, il doit contribuer à l'amélioration de l'organisation, de l'efficacité et de la rentabilité de la PME/PMI.

La nature des activités
Domaines de compétences	Tâches à accomplir
Communication et traitement de l'information	Cerner la fonction administrative dans sa diversité Activité administratives à dominante organisationnelle : gestion du temps du chef d'entreprise gestion du personnel organisation des réunions Activité administratives à dominante de communication : production et diffusion d'informations écrites ou orales suivi des relations avec les partenaires de l'entreprise.
Comptabilité	Connaissance du fonctionnement comptable de l'entreprise Mettre en place les procédures et supports de traitement des informations. Comprendrele réseau d'analyse des coûts de production.
Commercial	Intégrer la culture commerciale Connaître et gérer le portefeuille produits/clients. Etablir les objectifs commerciaux. Analyser la structure concurrentielle.
Juridique	Contraintes législatives et réglementation sociale Références aux conventions collectives et accords d'entreprise. Connaissances juridiques, droit des sociétés, des affaires, de la concurrence. Repérer les sources documentaires.
Economique	Analyse d'un environnement complexe Facteurs liés à l'intervention économique de l'Etat : politique sociale, politique monétaire. Facteurs liés à la conjoncture : Chômage, inflation.
La structure d'une petite entreprise implique pour l'adjoint du dirigeant une polyvalence des compétences. Les activités à accomplir sont variées et reflètent la complexité du fonctionnement d'une organisation dans un environnement dynamique. L'assistant de gestion ne peut prétendre à développer ses capacités dans un seul domaine, il est appelé à traiter des questions touchant aussi bien l'organisation comptable, administrative ou commerciale de l'entreprise. Cette forme de professionnalité lui permet de s'adapter à la pluralité et à la diversité des situations rencontrées au quotidien. Il doit développer, en tenant compte des spécificités de l'entreprise et des attentes du dirigeant.

Les caractéristiques de la fonction d'assistance
La capacité à assister le chef d'entreprise est fondamentale. Cette fonction porte sur l'ensemble des activités tertiaires de la firme, et doit s'effectuer dans une optique de qualité globale. Cette démarche logique de travail comporte des phases de préparation, d'action, de contrôle et d'évaluation. La fonction d'assistance passe par une bonne connaissance du fonctionnement de la vie de l'entreprise et des habitudes de travail du dirigeant.
Les savoir-faire	Dimensions de l'assistance
Savoir assister le dirigeant	Libérer le dirigeant des contraintes quotidiennes Faciliter les relations du dirigeant avec les partenaires externes. Faciliter les relations avec les salariés. Elaborer des documents de synthèse. Analyser un processus administratif pour proposer des améliorations
Savoir collecter et traiter l'information utile	Disposer d'information pertientes Traiter la masse d'informations internes et externes. Mettre en place des dispositifs de veille informationnelle.
Savoir communiquer par écrit et par oral	Mettre en oeuvre les outils de communication ?crite et orale. Optimiser l'organistion interne et externe de communication.
Savoir organiser les actions	Préparation et mise en place des activités administratives, commerciale, comptables. Evaluation de la cohérence et de la pertinence des méthodes et procédures.

Le profil de l'assistant de gestion
Il s'agit d'un collaborateur administratif polyvalent, ce qui suppose de nombreuses compétences et qualités.
Aptitudes	Expression des compétences
Qualités personnelles	Ouverture d'esprit. Méthode et rigueur. Aptitudes à travailler en équipe. Dynamisme. Sens des responsabilités. Capacité à communiquer.
Aptitudes et compétences générales	Posséder une bonne culture générale. Avoir une bonne maîtrise de la langue française. Posséder une aptitude au calcul. Faire preuve d'une capacité d'analyse et de synthèse. Connaître une langue étrangère si l'entreprise exporte.
Savoir et savoir-faire professionnels	Dans le domaine économique, connaissance : des concepts de base. des problèmes d'actualité. des formes et du fonctionnement des entreprises. des méthodes de gestion. Dans le domaine juridique, connaissance : des principes généraux du droit. des notions de base de droit commercial, droit fiscal, droit du travail, droit social. des documentations juridiques à la disposition des PME. Dans le domaine administratif, connaissance : des techniques de base du secrétariat. Dans le domaine comptable et financier, connaissance : des techniques de base de la comptabilité générale et analytique. des techniques de gestion. des calculs statistiques, commerciaux, financiers courants. Dans le domaine commercial, connaissance : de la mercatique. des techniques de base du commerce international.

L'évolution de carrière de l'assistant de gestion
Nature de l'évolution	Développement de carrière
Grandir avec l'entreprise	Expansion du service administratif : de nouveau employés réalisent les tâches d'exécution. Délégation de pouvoirs plus importante. Progression de carrière : directeur administratif, financier, général...
Evoluer dans les grandes entreprises	Compétences Expérience Qualités personnelles utilisées par les grandes entreprises dans la création de filiales
Création de sa propre entreprise	Compétences Expérience, Création de sa propre activité Qualités professionnelles Savoir-faire technique, Réussite

Les relations assistant-dirigeant

L'assistant joue le rôle d'un véritable "bras droit" du dirigeant. A ce titre, des conflits relationnels peuvent naître entre eux. Le degré d'implication de l'assistant dans son travail dépendra de la confiance et de la capacité à déléguer du chef d'entreprise.

Délégation de pouvoir du dirigeant
Situation 1 :	Assistant	Recruté pour permettre au dirigeant de se concentrer sur les aspects essentiels du métier.
Spécialisation	Dirigeant	Délègue les pouvoirs. Se spécialise sur ses tâches privilégiées.
Situation 2 :	Assistant	Recruté pour aider le dirigeant à assurer le fonctionnement de l'entreprise.
Partage	Dirigeant	Doit partager les activités. Réticenses à la délégation de pouvoir.